¿Qué son los CRM?

Esta es una de las preguntas que se hacen frecuentemente en Google cada mes, producto de la fuerza que estas soluciones de software están tomando en el mundo actual de negocios.

No queremos centrar este artículo en los problemas comerciales que enfrenta una pyme. Buscamos hablarte también de la solución, la cual es más simple de lo que parece: implementar un software de CRM.

Pero, ¿qué es exactamente un CRM?

El CRM es un tipo de software especializado en la gestión de las relaciones comerciales de una empresa (Customer Relationship Management, por sus siglas en inglés).

Hay muchas marcas en la actualidad, varias de ellas gratuitas y con propiedades bastante poderosas que ayudarán a tu pyme a ser más eficiente y rentable.

Con un CRM podrás:

• Tener toda tu información comercial en un mismo lugar.
• Segmentar tus contactos según su ubicación, punto de dolor, áreas de interés, estado del ciclo de ventas en el que se encuentran.
• Comprender cómo interactúan tus contactos con tu contenido y tu sitio web.
• Controlar el día a día de tu gestión comercial.
• Automatizar tareas e incrementar la eficiencia.
• Generar reportes.

¿Por qué las pymes deben implementar un CRM?

Sin duda, uno de los principales retos de las pequeñas y medianas empresas (pymes) en la actualidad es la rentabilidad. Recuerda las estadísticas que dicen que la pandemia ha dejado cerca de 2.7 millones de empresas latinas, la mayoría pymes, al borde del abismo.

Y la rentabilidad de las pymes no es solo importante para sus dueños. Las pymes  son esenciales para el tejido económico del planeta, especialmente de los países en desarrollo. Según estadísticas del Banco Mundial, las pymes representan el 90 % de las empresas y el 50 % del empleo en todo el mundo.

Tres beneficios de usar un CRM en tu pyme

Habiendo dicho todo lo anterior sobre la importancia de las pymes, es momento de enfocarnos en lo que realmente importa: esos pequeños (o grandes) detalles que debemos corregir si queremos más rentabilidad en nuestras empresas.

• Organización de las bases de datos de tu empresa

Imagina este escenario: vuelves a una reunión de negocios después de varios meses en confinamiento por el COVID. Te encuentras a un contacto que no veías hace meses y con quien habías explorado negocios.

— Oye, estamos listos para retomar las conversaciones e invertir en tu producto o servicio. Mándame un email mañana para coordinar una nueva reunión—  te dice tu prospecto.

— Claro que sí, mañana ni bien llegue a la oficina—  respondes lleno de esperanza. 

Al día siguiente, ya en tu oficina, te alistas para enviar el email, buscas sus datos en varias tablas de Excel que tienes y no lo encuentras. Para acabar de ajustar, no lo puedes encontrar en tu email, pues tu contacto no tiene un correo electrónico con su nombre y apellido, sino con el rol. Haces memoria, pero nada llega. ¡Catástrofe total!

Si no te ha pasado, y para evitar que pase, nada mejor que implementar un CRM. Como lo afirma Salesforce, uno de los gigantes de este mercado, con un software de CRM podrás organizar toda la información para obtener un registro completo de los individuos y las empresas, todo para tener una mejor comprensión sobre la relación establecida con ambos a lo largo del tiempo.

• Hacer más eficientes a tus vendedores

Sigamos con las historias. Contratas un nuevo vendedor y estás listo para asignarle algunas cuentas:

— Gracias por asignarme estas cuentas. ¿En qué estado se encuentran en el ciclo de ventas y cuándo fue la última vez que las contactamos?—  pregunta el nuevo empleado.

— Ajem, hmmm, pues no recuerdo bien—  le dices, viendo cómo se dibuja una mueca de frustración y miedo en su rostro...

Si no tienes bien organizada la información, el nuevo vendedor podría contactar a los posibles clientes con información imprecisa, o repetitiva, generando fricción en el proceso comercial y reduciendo las posibilidades de cierre.

¿Y cómo un CRM puede ayudar aquí? En muchas ocasiones, un pobre desempeño comercial es producto de la desorganización. En este caso, un CRM te permite automatizar tareas pequeñas y administrar el flujo de trabajo, mientras se agiliza el proceso de ventas.

También te permite ejecutar labores avanzadas como la generación de informes, lo cual te permitirá identificar qué está funcionando en tu gestión comercial y qué no, para tomar las medidas correctivas necesarias.

• Generar más ventas

Hay una verdad que creo que no podemos refutar: los tiempos cambiaron y la tecnología computacional llegó para cambiar casi todas las esferas de nuestras vidas. Y las ventas NO SON AJENAS a esta tendencia.

Gracias a la globalización, las tecnologías de la información y una competencia más feroz, confiar en métodos de venta antiguos no solo te deja en desventaja frente a la competencia, sino que puede poner en riesgo el crecimiento y sostenibilidad de tu empresa en el largo plazo.

Hoy simplemente no tenemos tanto ancho de banda (bandwidth) para satisfacer manualmente y una a una las preguntas de cientos o miles de prospectos que pueden estar interesados en una empresa. Una vez más, deja esto en manos del CRM.

HubSpot, uno de los software de CRM más populares de la actualidad, cita algunas estadísticas internacionales de cómo el uso de estas soluciones ha mejorado la gestión comercial de las empresas, permitiéndoles crecer.

Dice HubSpot que, en algunas encuestas sostenidas entre grupos de empresas, hubo un aumento del 41 % por cada representante de ventas, además de un incremento del cierre de ventas  de 300 %. También, compartió el dato de que el ROI (Retorno de la Inversión) de una empresa podría aumentar hasta 245 % cuando estas soluciones se aplican correctamente.

Conclusión

Esperamos con este artículo haber podido dar una buena aproximación inicial a lo que son los CRM y para qué sirven.

Por lo general, estas soluciones son bastante robustas, y al comienzo es posible que necesites un aliado que te ayude a entender todas las funcionalidades, que se dedique a aprenderlas para luego enseñarlas a tu equipo comercial.